効率的な会議の進め方

“事前に準備してもらい、その場では極力検討しない”

“資料はA4一枚ルールの徹底（補足資料なし）”

効率的な会議の進行（準備）のためには

この２点が重要だと思います。

しかし、これがなかなかできません。

会議といえば、

「その場で何かを考える、検討する」

という先入観があるからです。

ダラダラと、あーでもないこーでもない

と議論することを良しとし、

サッサと進行することを手抜きととらえる傾向があります。

しかしながら、考えることは自分一人でいつでもできるため、

むしろ会議は、事前にテーマを共有しておき、

「事前に考えたことを確認しあう場」

と、とらえた方が効率的に進行できます。

他の意見を聞いてから意見が変わるというのであれば、

その意見をメールで事前共有しておけばいいのです。

間違っても、その場で突然、

「○○についてですが、今日はみなさんの意見を聞きたいと思います。

どうですか？なにか意見ありますか？」

は、やめましょう。

また、発表資料についてですが、

配布が必要なら、Ａ４一枚（白黒）にまとめる。

プレゼンならパワーポイント３枚以内にまとめるなど、

ルールを作っておきましょう。

量が多い＝しっかり準備した

量が少ない＝手抜き

という先入観がありますので、

ここはルールとして枚数制限をしておきましょう。

決めておかないと、あれもこれもになってしまい、

作成者も大変ですが、見る方も大変で、

結局何が言いたのかわからなくなります。

その他、基本中の基本ですが、時間厳守です。

５分でと言われれば、５分です。

発表者の時間厳守は当然ですが、

司会者も時間がきたら、放置せずに、

「時間ですが」と伝えましょう。

時間オーバーしても、

「司会の不手際で、１０分超過してしまい申し訳ございません。、、、」

という定型文を言えばいいと思っている人もいますが、

超過防止のため、５分前終了をイメージして、進行しましょう。

付け加えると、最後に

「ほかにありますか？・・・・

　ほかになにか・・・・・・

　よろしいでしょうか・・・・・

　では、おわりますか？・・・・」

はイライラします。

「ほかにご意見ございますか？・・・

　ないようですので、終了します。お疲れ様でした」

と、最後はサッサと区切りましょう。